こんにちは！ハロー！パソコン教室ゆめタウン高松校です。

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こんな日はエアコンのきいた教室で学習するに限りますね♪
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さて本日はWord(ワード)の「差し込み印刷」と言う機能のご紹介です。

新年度やイベントの案内、会員向けのお知らせなど、
同じ内容の文書をたくさんの人へ送る機会はありませんか？
そんなときに便利なのが、Wordの「差し込み印刷」機能です。
今回は、初心者の方にも分かりやすく差し込み印刷についてご紹介します。

差し込み印刷とは、Wordで作成した文書に、
Excelなどで管理している名前や住所のデータを自動で挿入できる機能です。

例えば、

• 〇〇様
• △△様
• ★★様

と、一人ひとりの名前を手入力する代わりに、
Excelの名簿データを利用して自動的に文書を作成できます。
案内状やお知らせ、会員向けの通知などを作成する際に大変便利です。

差し込み印刷では、次のような文書を効率よく作成できます。

• イベント案内状
• 会員向けのお知らせ
• 年賀状や暑中見舞い
• 請求書や領収書
• 宛名ラベル

同じ内容でも、名前や住所だけを変更したい場合に活躍します。

差し込み印刷は次の手順で行います。

① Excelで名簿を作成

差し込み印刷を行うためには、まずExcelで宛先リストを準備します。
Excelには「氏名」「住所」「郵便番号」などの項目を作成し、
送付先の情報を入力しておきましょう。

難しく考える必要はありません。
普段Excelで管理している会員名簿や顧客リストも、
そのまま利用できる場合が多いです。

差し込み印刷は、このExcelのデータをWordへ
自動で取り込んで文書を作成する仕組みになっています。

② Wordで文書を作成

案内状や通知文などの基本となる文書を作ります。

例）

〇〇様

いつもご利用いただきありがとうございます。
このたびイベントを開催いたしますのでご案内いたします。

③ 差し込みフィールドを挿入

「差し込み文書」タブから「差し込みフィールドの挿入」を選択し、
「氏名」などの項目を配置します。

すると、

《氏名》様
という形になります。

④ 結果を確認して印刷

「結果のプレビュー」をクリックすると、

山田太郎様
佐藤花子様

のように実際のデータが表示されます。
問題がなければ印刷やPDF保存を行って完成です。

差し込み印刷は、一度設定してしまえば何十人、
何百人分の文書でも短時間で作成できます。

手入力による入力ミスを減らせるだけでなく、
作業時間も大幅に短縮できます。
特に自治会のお知らせや学校行事、
会社の案内文などでは非常に役立つ機能です。

Wordの差し込み印刷は、
「Word」と「Excel」を組み合わせて使う便利な機能です。
最初は少し難しく感じるかもしれませんが、
一度覚えてしまえば文書作成の効率が大きく向上します。

当教室でも、WordやExcelの基本操作から差し込み印刷の実践的な使い方まで、
初心者の方にも分かりやすく学んでいただけます。

 

気になる方はぜひ無料体験レッスンにお越しください！

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